سوالات متداول درباره استخدام مسئول دفتر
ویژگی‌های کلیدی شخصیتی برای استخدام مسئول دفتر
مسئول دفتر بهعنوان یک موقعیت شغلی کلیدی در دفتر مدیریت شناخته می‌شود. در این موقعیت شغلی، فرد وظیفه هماهنگی فعالیت‌های اجرایی دفتر مدیرعامل و به‌طورکلی مدیریت اجرایی آن را به عهده دارد. مسئول دفتر باید فعالیت‌های روزانه دفتر را مدیریت کرده، با مشتریان خارجی ارتباط برقرار کرده و از اینکه سطح خدمت‌رسانی و پشتیبانی از مدیرکل و معاون مدیرکل مطلوب است، اطمینان حاصل کند. فرد در این موقعیت شغلی تحت سرپرستی مستقیم مدیرکل و در هماهنگی نزدیک با تیم مدیریت ارشد جهت هماهنگی و برنامه‌ریزی پروژه‌های تیم فعالیت می‌کند.
مسئولیت‌های کلیدی مسئول دفتر
از جمله مهم‌ترین مسئولیت‌های افراد در آگهی استخدام مسئول دفتر می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- مدیریت فعالیت‌های روزمره مسئول دفتر
- نظارت کردن و پشتیبانی از وظایف اجرایی دفتر و اطمینان از اینکه فعالیت‌ها به‌درستی انجام می‌شوند
- مدیریت موجودی تجهیزات دفتر و در صورت نیاز، سفارش کم و کاستی‌ها
- انجام وظایف مربوط به پذیرش شامل خوشامدگویی به مهمان‌ها و پاسخگویی یا برقراری تماس‌های تلفنی
- ایجاد سیاست‌ها و فرایندهای دفتری و اطمینان از اینکه فرایندها به‌درستی انجام می‌شوند
- همکاری در زمینه برنامه‌ریزی چیدمان دفتر، مدیریت و نگهداری زیرساخت‌های IT و هماهنگی نقل و انتقالات
- مدیریت بودجه دفتر
- شناسایی فرصتهای بهبود فرایندها و مدیریت دفتر، طراحی و پیاده‌سازی سیستم‌های جدید
- ارائه سایر خدمات پشتیبانی موردنیاز شامل برنامه‌ریزی جلسات تیمی، آماده‌سازی گزارش‌ها و برنامه‌ریزی قرار ملاقات‌ها
نیازمندی‌های شغلی مسئول دفتر چیست؟
از جمله مهم‌ترین مواردی که کارفرماها برای استخدام مسئول دفتر مدیر عامل مدنظر دارند می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- مدرک حداقل دیپلم یا لیسانس (در رشته‌هایی مثل علوم ارتباطات)
- سابقه کار در زمینه مدیریت دفتر یا مدیریت اجرایی
- توجه به جزئیات
- مهارت بالا در زمینه سازماندهی، اولویت‌بندی فعالیت‌ها و مدیریت زمان
- انگیزه بالا برای شروع کارها
- مهارت‌های بین‌فردی و تعامل بالا
- مهارت‌های حل مسئله و تحلیل قوی
- توانایی کار با ابزارهای نرم‌افزاری مهم آفیس و گوگل
- توانایی کار با ابزارهای اتوماسیون اداری
- آشنایی ابتدایی با امور حسابداری
برای استخدام مسئول دفتر چه ویژگی‌های شخصیتی مدنظر است؟
ویژگی‌هایی که برای استخدام مسئول دفتر در بیمارستان یا یک شرکت معتبر موردنیاز است شامل مجموعه‌ای از مهارت‌های نرم و سخت می‌شود که به مسئول دفتر در اجرای درست وظایف او کمک می‌کنند. مسئول دفتر وظیفه مدیریت عملیات‌های روزمره دفتر را به عهده دارد و پرورش برخی مهارت‌ها می‌تواند او را در اثربخش‌تر واقع‌شدن یاری کند. این مهارت‌ها به مسئول دفتر کمک می‌کنند تا مسئولیت‌های روزمره دفتر را بهتر انجام داده و از اینکه کارها به‌خوبی انجام می‌شوند اطمینان حاصل کند. از جمله مهم‌ترین مهارت‌های نرم لازم می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
مثبت‌نگری
مسئول دفتر نه‌تنها وظیفه ساماندهی فعالیت‌های دفتر را به عهده دارد بلکه اولین فردی است که با مشتریان و مهمان‌های سازمان در ارتباط است. مثبت‌نگری به مسئول دفتر کمک می‌کند تا دوستانه‌تر با افراد مختلف ارتباط برقرار کند.
مهارت‌های ارتباطی
برای یک مسئول دفتر مهارت‌های ارتباطی بسیار مهم هستند. مهارت‌های ارتباطی غیرکلامی می‌توانند به این فرد کمک کنند تا با اعضای تیم‌ها و مشتریان به‌خوبی ارتباط برقرار کنند. همچنین مهارت‌های ارتباطی به مسئول دفتر در درک مؤثر نیازمندی‌های اعضای تیم و انتقال آن‌ها به تیم مدیریت سازمان کمک می‌کنند.
انعطاف
فعالیت‌های روزانه مسئول دفتر دائماً تغییر می‌کنند؛ بنابراین دارا بودن انعطاف، برای فردی که وارد این موقعیت شغلی می‌شود بسیار مهم است. همچنین ازآنجاکه این موقعیت شغلی نیازمند برقراری ارتباط با تیم‌های مختلف کاری و مدیرانی با سبک‌های کاری متفاوت است، انعطاف‌پذیری می‌تواند در تطبیق‌پذیری با این تفاوت‌ها به افراد کمک کند.
سازماندهی و مدیریت پروژه
مسئول دفتر ممکن است در یک زمان درگیر پروژه‌های مختلفی باشد. توانایی انجام چند کار به‌صورت هم‌زمان و ایجاد نظم در میان برنامه‌های مختلف برای اینکه او بتواند در چنین شرایطی مؤثرتر واقع شود، ضروری است. مهارت مدیریت پروژه به مسئول دفتر کمک می‌کند تا بتواند در عین تفویض برخی از مسئولیت‌های خود به دیگران، در جریان امور قرار داشته و از کسب رضایت سازمان در راستای دستیابی به اهداف پروژه‌ها، اطمینان حاصل کند.
خلاقیت
لزوم داشتن خلاقیت برای یک مسئول دفتر در اغلب مواقع نادیده گرفته می‌شود. مهارت تفکر خلاق به مسئول دفتر کمک می‌کند تا در مواجهه با مشکلات، به راه‌حل‌های خلاقانه و جدیدی برسد.
هوش عاطفی
شغل مسئول دفتر گاهی شرایط پراسترسی را برای فرد ایجاد می‌کند. به همین دلیل استخدام مسئول دفتری که هوش عاطفی بالایی داشته باشد و بتواند در موقعیت‌های استرس‌زا خود را به‌خوبی مدیریت کند بسیار مهم است.
مهارت اجرایی
بسیاری از وظایف ابتدایی مسئول دفتر، ماهیت اجرایی دارند. پاسخگویی به تماس‌های تلفنی مشتریان و سایر اعضای تیم، ارسال ایمیل یا فکس، بایگانی مستندات و پرونده‌ها و حفظ نظم در دفتر مدیریت از جمله مسئولیت‌های مهم در این شغل هستند.
مهارت رهبری
درحالی‌که هدایت یک تیم بخش کوچکی از مسئولیت‌های افراد را در این موقعیت شغلی تشکیل می‌دهد، اما بهعنوان یک مهارت کلیدی نیز شناخته می‌شود. مسئول دفتری که مهارت‌های رهبری قوی دارد می‌تواند در انگیزه بخشیدن به سایر افراد تیم، مؤثر عمل کند.
مدیریت زمان
مدیریت زمان یکی دیگر از مهارت‌های کلیدی برای مسئول دفتر است. توانایی تنظیم برنامه‌ها و برنامه‌ریزی امور اداری می‌تواند به این فرد کمک کند تا پروژه‌ها را در بازه‌های زمانی تعیین‌شده به پایان برساند.
تعهد بالا
یک مسئول دفتر خوب نسبت به شغل خود تعهد بالایی داشته و می‌تواند بسیار فراتر از آنچه از او انتظار می‌رود، فعالیت کند. استخدام فردی که نه‌تنها تعهد بالایی دارد، بلکه اشتیاق زیادی هم نسبت به شغل خود دارد می‌تواند باعث شود سایر اعضای تیم هم اشتیاق لازم را برای کار کردن به دست آورند. تعهد می‌تواند از بسیاری جنبه‌ها از جمله ارتباط با مشتریان به فرد کمک کند.
صداقت
صداقت ویژگی ارزشمندی است که تمام اعضای تیم باید داشته باشند. اما برای یک مسئول دفتر، این خصوصیت بسیار مهم‌تر است. مدیران اگر متوجه شوند مسئول دفتر صداقت بالایی دارد، با خیال آسوده‌تری مسئولیت‌های مهم کسب‌وکار را مثل گرفتن تصمیم‌های مهم، مدیریت اطلاعات بانکی، مدیریت اعضای تیم و ارائه پیشنهادهای مهم به آن‌ها می‌سپارند.
جستجوی آگهی استخدام مسئول دفتر
در حال حاضر در سایت کاریابی جاب ویژن آگهیهای استخدامی زیادی برای استخدام مسئول دفتر فنی، استخدام مسئول دفتر مدیر عامل و غیره وجود دارد. شما کارجویان محترم میتوانید برای مشاهده موقعیت‌های شغلی مربوط به استخدام مسئول دفتر در تهران، استخدام مسئول دفتر در البرز و سایر شهرهای ایران، از فیلتر «شهر» در این صفحه استفاده کنید. همچنین میتوانید با ثبت نام در جاب ویژن و تکمیل رزومه حرفه‌ای خود، آمادگی خود را برای شروع همکاری با شرکت‌های معتبر، از طریق ارسال رزومه اعلام کنید.